PR-Arbeit ist meist Projekt-Arbeit – und das bedeutet Team-Arbeit. Doch gerade heutzutage wird produktiver Austausch unter Kollegen schwieriger und dennoch anspruchsvoller. Unternehmen agieren nicht nur globaler, sie lagern spezielle Aufgaben oft an externe Mitarbeiter aus. Gleichzeitig hat sich durch Social Media auch etwas in den Köpfen der Menschen getan: Kollegen werden immer mehr dazu angehalten, sich auszutauschen, Teams zu bilden und ihr Wissen zu teilen. Denn wer sich im Web 2.0 ein Wissensnetzwerk schafft, dem ist nicht nur ein strategischer, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil sicher. Collaboration-Tools mit denen Projektarbeit online ermöglicht wird, sollen den Workflow effizient und standortunabhängig machen. Auf welche Angebote greift man aber zurück, wenn die kostenlosen Tools von Google zu mager, aufwändige Angebote wie Salesforce wiederum den Rahmen sprengen? Wir haben eine Reihe von Angeboten getestet, um herauszufinden, was sich für welche Art von Zusammenarbeit am besten eignet.
Collaboration-Tools ersetzen das E-Mail-Chaos
Collaboration-Tools sind Portale und Programme, die Projektmanagement und Social Network-Funktionen zusammenbringen. Gruppen-Kalender, Messaging-Tools oder Dokumente, die in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden können, sollen das übliche E-Mail-Chaos ersetzen. Damit wird standortunabhängige Team-Arbeit realisiert, egal ob der Kollege im nächsten Büro oder Flieger sitzt.
Wiggio – Das Tool für tägliche Teamarbeit
Die Grundfunktionen von Wiggio teilen sich übersichtlich in die Reiter „Feed“, „Folder“ und „Calender“ auf. Dort kann man unter anderem E-Mails verschicken, Text-, Audio- und Video-Dateien hochladen oder einen gemeinsamen Termin-Kalender teilen. Ein besonderes Feature: Wer sich nicht sicher ist, ob alle Kollegen am geplanten Tag verfügbar sind, kann einen sogenannten „Avalability Request“ rausschicken. Dieser ermöglicht es, über die Terminvorschläge abzustimmen. Funktionen für Web-Meetings und Audio-Konferenzen runden das Angebot ab. Leider läuft Wiggion etwas langsam, sodass man entweder Geduld oder eine schnelle Internet-Verbindung mitbringen sollte.Fazit: Empfehlenswert für die tägliche Arbeit, jedoch eher weniger für Projekte, die unter Zeitdruck fertig werden müssen.
Mit Campfirenow können sich diskussionsfreudige Teams verwirklichen
Campfirenow stellt seine Group-Chat-Funktion in den Mittelpunkt seines Angebotes. Hier sollten Projekte, die viel Diskussions- und Abstimmungsbedarf erfordern ihr Zuhause finden. In die Chats lassen sich außerdem problemlos Bilder, Grafiken und Dokumente einbinden – natürlich in Echtzeit! Damit das Besprochene auch nicht vergessen wird, kann ein Chat-Protokoll angefertigt werden. Einziges Manko: Langfristig ist Campfire nicht kostenlos. Wer das Tool mehr als 30 Tage nutzen möchte, muss zahlen. Projekte, die weniger als einen Monat dauern, kommen jedoch gratis weg.Fazit: Das perfekte Tool für Teams mit viel Diskussionsstoff!
Vitap führt in kleinen Schritten zum großen Ziel
Die Plattform Vitap ist zwar ursprünglich für studentische Projekte kreiert worden, trotzdem bieten ihre Funktionen eine breite Palette für das normale Tagesgeschäft. Im Bereich „Aufgaben“ können geplante Meilensteine samt Status und Zuständigem aufgelistet werden. Unter „Team“ erfährt man, wer für was zuständig ist und wie man ihn erreichen kann. Außerdem gibt es noch eine E-Mail-Verteiler-Funktion. Abstimmungsbedarf wird dagegen im „Whiteboard“, das wie ein Forum funktioniert, befriedigt. Trotz aller Übersichtlichkeit lassen sich hier jedoch keine Dateien verändern, ohne dass man sie selbst herunterladen muss.
Fazit: Dieses Tool ist super, wenn zum großen Ziel viele kleine Zwischenschritte erforderlich sind. Projekte, die sehr textlastig sind, sollten sich allerdings ein anderes Tool suchen.
Insgesamt sind Collaboration-Tools eine sehr gute Stütze, wenn komplexe Projekte aus dem Boden gestampft werden müssen. Mit all ihren Raffinessen können sie jedoch eines nicht ersetzen: Zusammenhalt und Motivation!