Agiles Projektmanagement – Die beliebtesten Tools
Beim Wechsel zum agilen Projektmanagement kann der eine oder andere schon mal in die Tool-Falle tappen. Es gibt unzählige Tools, die eine Effizienzsteigerung durch Vereinfachung von Prozessen im agilen Projektmanagement versprechen. Die ersten Tools, die beim Stichwort agile genannt werden, sind meist Scrum und Kanban. Diese beiden Tools, die ursprünglich aus der agilen Softwareentwicklung stammen, wollen wir an dieser Stelle kurz vorstellen.
Scrum kennt drei Instanzen, die partizipieren: Product Owner, Scrum Master und das Team. Der Product Onwer fungiert als erster Ansprechpartner für den Kunden, verbindet das Team mit dem Kunden und definiert den Release-Plan und die Sprints. Diese Rolle ist vergleichbar mit der eines Senior Beraters. Der Scrum Master oder Projektmoderator sorgt dafür, dass die agilen Prozesse laufen und unterstützt das Entwicklungsteam. Unter Letzterem versteht man das ausführende, multidisziplinäre Team, das in einer Agentur beispielsweise aus Beratern, Volontären, Grafikern, etc. bestehen kann. Als Kontrollfunktion werden die Stakeholders hinzugezogen. Scrum zeichnet sich durch seine Flexibilität aus, da alle Projektschritte im Product Backlog dauerhaft aktualisiert und priorisiert werden. Im monatlichen Rhythmus werden die jeweiligen Projektschritte für die nächste Umsetzungsphase (Sprint) definiert. Die Ergebnisse (Poduct Increment) werden an den Kunden übergeben, woraufhin der Prozess überprüft und Änderungen, die in den darauffolgenden Sprints implementiert werden.
Kanban punktet durch seine Transparenz. Dabei werden die einzelnen Teilschritte eines Projektes mithilfe des Kanban-Boards visualisiert. Dies kann beispielsweise ein haptisches Whiteboard sein oder ein digitales Board. Auf diesem werden die unterschiedlichen Stationen hervorgehoben. Diese können ganz rudimentär „Backlog“, mit allen offenen Teilschritten, „Doing“, mit den Teilschritten, die im aktuellen Sprint abgearbeitet werden und „Done“, mit allen abgeschlossenen Teilschritten, lauten. Ein Vorteil von Kanban ist jedoch die Flexibilität des Ansatzes. Für jedes Projekt kann also ein passender Workflow entwickelt werden. Darüber hinaus werden Arbeitsschritte durch Limits reduziert, da jede Station nur ein bestimmtes Kontingent an Teilschritten – die auf dem Kanban-Board zu sehen sind – zeitgleich bearbeitet. Zum Ziel hat Kanban, dass Prozessschritte visualisiert werden, an denen sich Aufgaben häufen und freie Kapazitäten in anderen Stationen aufgezeigt werden. Die Stationen werden daraufhin optimiert, um einen reibungslosen Übergang zu schaffen.
Abseits von diesen beiden Tools, gibt es noch eine Vielzahl weiterer, die je nach Zielgruppe, Problemstellung, Bedürfnisse und Anforderungen in bestehende Prozesse eingebunden werden können. Agiles Management ist demnach immer von der jeweiligen Situation abhängig, in der es eingesetzt wird. Die Teamgröße sowie ständige Reflektion, Flexibilität, Fehlersuche und Neuordnung sind elementar für einen gewinnbringenden Prozess im agilen Projektmanagement.
In kleinen Teams mit einer Vielzahl von Projekten und verschiedenen Aufgabenstellungen lassen sich etwaige Tools anwenden, um Schritte transparent aufzuzeigen und den Kunden agil in den Arbeitsprozess einzubinden. Änderungswünsche können schnell übernommen und zeitnah umgesetzt werden. Die zeitliche Begrenzung der Arbeitsschritte und schnelle Implementierung der Ergebnisse führt ebenso dazu, Fehler früh zu erkennen und auszuschließen.