Presseverteiler: Das ist zu beachten

Als PR-Berater steht man im ständigen Austausch mit Journalisten. Für die zahlreichen Kontakte ist ein Presseverteiler essenziell. Was ist dabei zu beachten?

  • Man sollte sich auf eine Struktur/Aufteilung einigen und diese in allen Verteilern durchziehen. Dadurch können schneller neue Verteiler erstellt und zusammengefügt werden
  • Je nachdem, ob Sie nur Presseaussände oder telefonische Medienarbeit ausüben, sollten die einzelnen Medien mit den gesamten Kontaktdaten eingetragen werden
  • Die Verteiler sollten den jeweiligen Themen spezifisch angepasst werden. Sprich: Ein Ansprechpartner aus der Wirtschaftsredaktion ist bei einem Lifestyle-Thema deplatziert. Zudem kann man sich bei den Redaktionen und Journalisten unbeliebt machen, wenn man ihnen zu viele unpassende Themen zuschickt. Eine gute Recherche der passenden Ansprechpartner und Medien ist daher äußerst wichtig!
  • Falls man keinen passenden Ansprechpartner findet, kann man am besten das Redaktionssekretariat oder die allgemeine Kontakt-Adresse eingeben, die Mitarbeiter vor Ort weisen die Mail dann meistens entsprechend intern zu

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  • Nicht zu vernachlässigen ist eine Kommentar-Spalte, in der man das Datum des letzten Kontakts und eine kleine Zusammenfassung vom letzten Telefonat festhält. Dies vereinfacht die zukünftige Medienarbeit und verschafft einen besseren persönlichen Überblick in den recht großen Presseverteilern
  • Eindeutige Bezeichnungen der Spalten sind ebenfalls wichtig. Dies hilft auch, wenn man die Tabellen in andere Systeme hochladen möchte
  • Die Aktualität von Presseverteilern kann man nur durch einen ständigen Nachfass gewährleisten, da sich in den Redaktionen jederzeit etwas ändern kann. Individuelle Ansprechparter, die älter als sechs Monate sind und die bei der Online-Recherche nicht mehr aufzufinden sind, sollten vor dem Aussand besser nochmal bestätigt werden
  • Im Sinne der Journalisten und Medien ist es ebenso wichtig, Mails ernst zu nehmen, in denen darum gebeten wird, aus dem Verteiler genommen zu werden. Dies kann sonst rechtliche Schritte nach sich ziehen. Um sich davor zu schützen, sollten sie breite Aussände analysieren und sowohl die Rückläufer als auch Beschwerden festhalten und die jeweiligen Ansprechpartner aus allen Verteilern löschen
  • Wenn man öfter große Aussände zu unterschiedlichen Themen vornimmt, empfiehlt sich eine Verteiler-Software und/oder eine Software für Presseaussände. Diese Systeme haben einige Vorteile bei der Verteilererstellung: So kann kann Kontakte gleichzeitig in allen Verteilern bearbeiten und auch besser heraussuchen – das spart Zeit, beugt Fehlern vor und gewährleistet Aktualität.