Für immer mehr Menschen, egal ob Arbeitnehmer oder Freelancer, wird das Arbeiten von unterwegs zum Alltag. Ob in der Bahn, zu Hause oder im Café, die Arbeit kann ortsunabhängig und flexibel erledigt werden. Die „mobilen Nomaden“, wie sie gerne genannt werden, schwören auf Zeitoptimierung, weniger Fahrzeit und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Aber ohne bestimmte Strategien und Vorbereitungen kann das mobile Büro schnell aus dem Gleichgewicht geraten. Auch dieses Jahr waren wir wieder viel für unsere Kunden und verschiedene Projekte unterwegs, was Sie unter #SMARTunterwegs auf Instagram mitverfolgen können. Wir haben für Sie hilfreiche Tipps zusammengestellt, die das Arbeiten von unterwegs optimieren und die Produktivität fördern.

Vorbereitungen

Gerade für diejenigen, die es vielleicht nicht gewöhnt sind, von unterwegs zu arbeiten, ist die richtige Vorbereitung zentral. Hier sind einige Vorkehrungen besonders wichtig:

  • Überprüfen Sie, welche Programme und Möglichkeiten Sie für den bestimmten Tag brauchen.
  • Routinen, Regeln und To-do-Listen können helfen, eine eigene Arbeitsweise zu entwickeln und auch ohne den Arbeitsalltag im Büro, strukturiert und motiviert Aufgaben erledigen zu können.
  • Klären Sie zuvor, welche wichtigen Calls und Gespräche in Ruhe geführt werden müssen.
  • Vorteil beim Arbeiten von unterwegs: man kann sich seinen Arbeitsort selbst aussuchen. Doch hier ist die richtige Umgebung entscheidend. Nicht jedes Café ist geeignet, um produktiv arbeiten zu können. Suchen Sie sich den richtigen Ort aus.

Was man immer dabei haben sollte

Ein wichtiger Schritt: die eigenen, individuell wichtigen Arbeitsgeräte bestimmen.

  • Smartphone: Das Universalwerkzeug ermöglicht zum einen Kommunikation über diverse Kanäle, Organisationstools aber eben auch den mobilen Zugriff auf Daten und Dokumente.
  • Laptop oder Tablet: Keine Frage, dass eins der beiden unabdingbar für das mobile Arbeiten ist. Sie müssen nur für sich bestimmen, womit Sie auf Dauer besser auskommen.
  • Powerbank: Nicht immer sind Steckdosen am mobilen Arbeitsplatz vorhanden. Da sind Powerbanks, die eine oder mehrere Akkuladungen speichern und so Tablet oder Smartphone wieder aufladen können, Gold wert.
  • Kopfhörer: Störende Geräusche können ganz einfach ausgeblendet werden. Ein Must-have für das mobile Büro.
  • Papier: Auch im mobilen Büro sind Notizbücher, Klebezettel und Kugelschreiber wichtige Weggefährten.
  • Mobiler Hotspot: Um von öffentlichen WLANs unabhängig zu sein, bietet es sich an einen Mobilen Hot-Spot einzurichten. Um den Smartphone-Akku zu schonen, ist der Einsatz eines separaten Hot-Spots sinnvoll, insbesondere wenn während der Arbeit am Laptop oder Tablet telefoniert wird.

Apps, die das Arbeiten erleichtern

Auch die verschiedenen Tools auf Ihrem Gerät schaffen Erleichterung, wenn es um Absprachen geht:

  • Kommunikationstools: Die Vielzahl der Nachrichten, die wir unterwegs erhalten und verschicken, ist extrem groß. Riesig ist auch die Anzahl der verfügbaren Apps für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich mit verschiedenen Kommunikationspartnern auf ein Tool zu einigen. Einige Apps wie Slack oder, das auch in unserer Agentur beliebte und häufig genutzte Trello, legen besonders Wert auf die Zusammenarbeit in Teams und Projekten. Der Austausch findet hier per Gruppenchat, Direktnachricht oder Sprachanruf statt und sorgt für Ordnung im Organisationsprozess.
  • Cloud Speicher: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten verfügbar sind. Die Nutzung von Cloud-Diensten bietet sich an, um überall, auch mit anderen Geräten, auf die Daten zugreifen zu können. Zudem ist das Speichern von Dateien in der Cloud eine einfache und sichere Methode, sie mit Kollegen oder Kunden zu teilen. Egal ob Dropbox, One Drive oder ein anderer Speicher: Alle Projektbeteiligten müssen das gleiche System nutzen, um zusammenarbeiten zu können. Vergessen Sie aber nicht die Datenschutz-Vorgaben.